SISTEM DOKUMENTASI DENGAN METODE TAG DAN LINK

Abstrak

Abstrak - Kegiatan administrasi selalu menghasilkan berkas atau dokumen, yang biasanya dikelola dengan melakukan pencatatan data dokumen, yang selanjutnya dokumen yang dihasilkan dalam proses kegiatan yang bersifat fisik tersimpan begitu saja tanpa pengelolaan berkelanjutan. Akibat tidak terdapatnya pengelolaan berkelanjutan dari proses tersebut maka mengakibatkan dokumen secara fisik menumpuk menghabiskan tempat berakibat kebutuhan tempat menjadi lebih besar secara fisik, mudah rusak akibat tempat penyimpanan atau gangguan akibat penyimpanan, serta ketika dibutuhkan di suatu pada suatu saat dalam proses pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama. Pengelolaan Dokumen berkelanjutan diperlukan dengan dibuatkan perangkat bantu dalam pengelolaan dokumen dengan menggunakan sistem dimana setiap dokumen akan didigitasi kemudian diberikan TAG (Penandaan/Pelabelan) dan akan dihubungkan dengan metode “Link”. TAG digunakan sebagai penandaan atau pelabelan pada dokumen yang telah digitasi untuk mengelompokkan, pengategorian,  dan mencantumkan keterangan singkat dari dokumen tersebut, sedangkan Link akan berguna untuk merelasikan kepemilikan atau keterlibatan seseorang dengan dokumen tersebut, sehingga bisa diketahui dan ditemukan dengan mudah serta cepat dalam temu kembali berkas yang diperlukan.  Sistem ini dibangun berbasis desktop, dipilih dikarenakan akan lebih mudah dalam proses digitasi dokumen yang menghubungkan antara perangkat keras dan perangkat lunak, dengan menggunakan tools  RAD Studio Delphi Xe8, dan  Database Manajemen Sistem yang akan mengelola data dokumen hasil digitasi digunakan MySQL.

Abstract - Administrative activities always produce files or documents, which are usually managed by recording document data, which then documents that are generated in the process of physical activities are stored without sustainable management. As a result of the absence of sustainable management of the process, it results in documents physically piling up the space resulting in larger physical needs, easily damaged due to storage or disruption due to storage, and when needed at some point in the search process requires a relatively long time . Continuous Document Management is needed by making assistive devices in document management using a system where each document will be digitized then given TAG (Labelling / Labelling) and will be linked to the "Link" method. TAG is used as marking or labelling of documents that have been digitized to group, categorize, and include a brief description of the document, while Link will be useful to clarify the ownership or involvement of someone with the document, so that it can be known and found easily and quickly in the retrieval file needed. This system is built on a desktop basis, chosen because it will be easier in the process of digitizing documents that connect hardware and software, using the RAD Studio Delphi Xe8 tools, and Database Management System that will manage the digitized document data used by MySQL.